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電子定款とは?

紙ではなく、電子化した定款です

会社を設立する時には、会社運営上の基本的な取り決めをまとめた「定款」を必ず作成しなければいけません。そして、公証役場で公証人に認証してもらう必要があります。(合同会社の場合は認証不要です。)

これまで、定款は「紙」として作成されてきました。もちろん、これからも紙で作成していただいて何ら問題ありません。紙で作成しようが電子化しようが、効力が変わるわけではありません。

ところが最近は、この定款を電子データとして作成することができます。

具体的には、ワードや一太郎で作成した定款データを専用ソフトで電子ファイル(PDF)の形式に変換し、これに発起人の電子署名を付する、という形で作成されます。行政書士が代理人として定款を作成する場合は、行政書士が代わりに電子署名を行います。

PDFに変換し、電子署名を行った後は、法務省のオンライン申請システムを利用して公証役場に認証を依頼します。

公証人の認証を受けた電子定款は、CD-R等に入れた形で扱うこととなります。ただし、まだまだ現在でも実務上は紙ベースになっていますので、電子定款を紙にプリントアウトしたもの(いわゆる謄本、同一の情報の提供と言います)も取得しておきます。